Première étape : Analyse du fonctionnement de l’équipe
Dimension 2 : Communication de l’information clinique et répartion des tâches
Des exemples de sources de données, de pistes de réflexion pour le gestionnaire et de questions à aborder avec les membres de l’équipe vous sont proposés afin d’être en mesure de compléter la grille d’analyse.
Réfléchir aux éléments de la grille d’analyse vous permettra d’identifier les aspects plus problématiques du fonctionnement de l’équipe qui devraient être priorisés. Les éléments ayant une majorité d’items dans les colonnes rouge ou jaune devraient être abordés en priorité.
Questions préalables à l'analyse
- Membres de l’équipe
- Documents internes
- Observations
- Dans quelle mesure ces situations sont-elles fréquentes dans l’équipe ?
- On ne sait pas qui doit s’occuper de telle action ou tâche, etc.
- Des actions sont oubliées (ex : communication de résultats de laboratoire, retour d’appel d’un patient ou d’un professionnel à l’externe)
- L’information transmise verbalement doit être répétée
- Les professionnels doivent inscrire les mêmes informations à plus d’un endroit
- La rédaction des notes au dossier occupe une grande partie de la journée de travail
- Les professionnels doivent rechercher les notes ou les informations dans le dossier
- Arrive-t-il qu’il soit difficile de se comprendre lors d’un échange sur la situation d’un patient ?
- À quelle fréquence observez-vous des problèmes ou des malentendus en lien avec la répartition des patients ?
- Arrive-t-il que le personnel administratif ne sache pas par quel professionnel faire voir un patient ?
- Arrive-t-il que le rendez-vous d’un patient attribué initialement à un professionnel doive être attribué à un autre en raison d’une erreur de triage ? À quelle fréquence ?
- La façon dont les horaires sont faits apparait-elle efficiente pour les membres de l’équipe ?
- La communication entre les membres de l’équipe crée des tensions
- Problématique de continuité des soins (ex. : délai supplémentaire entre deux interventions, car il y a eu une problématique de communication entre deux professionnels de la santé ou parce qu’un rendez-vous a été mal attribué)
Grille d'analyse
Fonctionnement adéquat | Fonctionnement limité | Fonctionnement sous-optimal |
| Les professionnels doivent rarement chercher à plusieurs reprises l’information requise dans le dossier avant de la trouver. | Les professionnels doivent parfois chercher à plusieurs reprises l’information requise dans le dossier avant de la trouver. | Les professionnels doivent souvent chercher à plusieurs reprises l’information requise dans le dossier avant de la trouver. |
| Il arrive rarement que les professionnels ne comprennent pas ou ne soient pas en mesure de lire les notes rédigées par un autre professionnel. | Il arrive parfois que les professionnels ne comprennent pas ou ne soient pas en mesure de lire les notes rédigées par un autre professionnel. | Il arrive souvent que les professionnels ne comprennent pas ou ne soient pas en mesure de lire les notes rédigées par un autre professionnel. |
| La rédaction des notes au dossier occupe rarement une grande partie du temps des membres de l’équipe. | La rédaction des notes au dossier occupe parfois une grande partie du temps d’une partie des membres de l’équipe | La rédaction des notes au dossier occupe souvent une grande partie du temps d’une majorité des membres de l’équipe. |
| Il arrive rarement que des informations au sujet d’un patient ne se transmettent pas dans l’équipe. | Il arrive parfois que des informations au sujet d’un patient ne se transmettent pas dans l’équipe. | Il arrive souvent que des informations au sujet d’un patient ne se transmettent pas dans l’équipe. |
| Il arrive rarement que l’information transmise par un collègue sur un patient soit incomplète ou nécessite des clarifications. | Il arrive parfois que l’information transmise par un collègue sur un patient soit incomplète ou nécessite des clarifications. | Il arrive souvent que l’information transmise par un collègue sur un patient soit incomplète ou nécessite des clarifications. |
Fonctionnement adéquat | Fonctionnement limité | Fonctionnement sous-optimal |
| Il y a rarement des malentendus entre les membres de l’équipe sur le suivi de patients ou des tâches à effectuer. | Il y a parfois des malentendus entre les membres de l’équipe sur le suivi de patients ou des tâches à effectuer. | Il y a souvent des malentendus entre les membres de l’équipe sur le suivi de patients ou des tâches à effectuer. |
| Il arrive rarement que le personnel administratif ne sache pas à quel professionnel attribuer le rendez-vous. | Il arrive parfois que le personnel administratif ne sache pas à quel professionnel attribuer le rendez-vous. | Il arrive souvent que le personnel administratif ne sache pas à quel professionnel attribuer le rendez-vous. |
| Les membres de l’équipe doivent rarement apporter des modifications à l’horaire prévu (ex : manque de temps, pas le bon professionnel). | Les membres de l’équipe doivent parfois apporter des modifications à l’horaire prévu (ex. : manque de temps, pas le bon professionnel). | Les membres de l’équipe doivent souvent apporter des modifications à l’horaire prévu (ex. : manque de temps, pas le bon professionnel). |